NovaMail AI Gizlilik Politikası ve Aydınlatma Metni

Yürürlük Tarihi: [04.04.2026]
Son Güncelleme: [04.04.2026]

Bu Gizlilik Politikası ve Aydınlatma Metni (“Politika”), NovaMail AI mobil uygulamasını (“Uygulama”) kullanan kullanıcıların kişisel verilerinin hangi kapsamda işlendiğini açıklamak amacıyla hazırlanmıştır.

NovaMail AI; e-posta hesaplarının yönetilmesi, e-posta gönderme ve alma, ek görüntüleme ve indirme, kurumsal e-posta yapılandırmaları, Exchange/Microsoft 365 uyumluluğu ve kullanıcı tarafından tetiklenen yapay zekâ destekli e-posta işlemleri gibi hizmetler sunar.

Uygulamayı kullanarak, bu Politikada açıklanan veri işleme faaliyetleri hakkında bilgilendirildiğinizi kabul etmiş olursunuz.

1. Veri Sorumlusu

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında veri sorumlusu:

Unvan: Ümit Turanlı

E-posta: nova@umitturanli.com.tr

2. Hangi Verileri İşleyebiliriz

Uygulamanın sunduğu özelliklere bağlı olarak aşağıdaki veri kategorileri işlenebilir:

2.1 Hesap ve Kimlik Bilgileri

• Ad, soyad
• E-posta adresi
• Hesap görünen adı
• Profil adı
• Kullanıcı kimliği
• Kurumsal alan adı bilgileri
• Exchange / IMAP / SMTP / Microsoft 365 yapılandırma bilgileri

2.2 E-posta İçerikleri

• Gelen ve giden e-postaların konu satırları
• E-posta gövdesi
• Alıcı, gönderici, CC ve BCC bilgileri
• Yanıt ve tümünü yanıtla bilgileri
• Taslak içerikleri
• Kullanıcının oluşturduğu imzalar
• Otomatik yanıt içerikleri
• Hesap durumu bazlı yanıt ayarları

2.3 Ekler ve Dosyalar

• E-posta ekleri
• Satır içi görseller
• PDF, görsel, belge ve medya dosyaları
• Dosya adları, dosya türleri, MIME bilgileri
• Kullanıcının açtığı, indirdiği veya paylaştığı ek verileri

2.4 Teknik ve Cihaz Verileri

• Uygulama sürümü
• İşletim sistemi sürümü
• Cihaz modeli
• Dil ve bölge ayarları
• Çökme kayıtları
• Performans ve hata kayıtları
• Ağ bağlantı bilgileri
• Tanılama ve günlük kayıtları

2.5 Yapay Zekâ Özelliği Kullanım Verileri

Nova AI özelliklerini kullanmanız halinde aşağıdaki veriler işlenebilir:

• Kullanıcının AI özelliğine gönderdiği komutlar
• Yanıt oluşturulması için seçilen e-posta içeriği veya metin parçaları
• Düzenleme, özetleme veya yanıt taslağı oluşturma talepleri
• AI çıktı geçmişi veya ilgili işlem kayıtları

Not: Nova AI özelliği kullanıcı tarafından açıkça tetiklenen işlemler için çalışacak şekilde tasarlanmalıdır. AI işlevleri kapsamında hangi verilerin üçüncü taraf bir hizmete aktarılacağı, uygulamanın gerçek teknik mimarisine göre ayrıca netleştirilmelidir.

3. Kişisel Verileri Hangi Amaçlarla İşliyoruz

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenebilir:

• E-posta hesaplarını uygulamaya eklemek ve yönetmek
• Gelen ve giden e-posta hizmetini sunmak
• E-postaları senkronize etmek
• Taslak, yanıt ve tümünü yanıtla işlevlerini çalıştırmak
• Ekleri görüntülemek, indirmek, kaydetmek ve paylaşmak
• Satır içi görselleri ve dosyaları doğru şekilde açmak
• Exchange, IMAP, SMTP ve Microsoft 365 kurulumlarını desteklemek
• Özel alan adı kullanan kurumsal hesapları yapılandırmak
• Hesap durumu bazlı otomatik yanıtlar sunmak
• Nova AI ile metin üretmek, düzenlemek, özetlemek veya yanıt önerileri sunmak
• Kullanıcı desteği sağlamak
• Hata tespiti, performans iyileştirme ve güvenlik sağlamak
• Hizmet kötüye kullanımını önlemek
• Yasal yükümlülükleri yerine getirmek
• Uygulama güvenliğini, bütünlüğünü ve sürekliliğini sağlamak

4. Kişisel Verileri Hangi Hukuki Sebeplere Dayanarak İşliyoruz

Kişisel verileriniz, yürürlükteki mevzuata bağlı olarak aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenebilir:

• Sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekli olması
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi
• Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması
• Meşru menfaatler kapsamında zorunlu veri işleme
• Açık rıza gerektiren hallerde açık rızanızın bulunması

AI destekli özellikler, analitik araçlar veya yurt dışına veri aktarımı gibi bazı işlemler için, somut teknik kurguya göre ayrıca açık rıza veya ek aydınlatma gerekebilir.

5. Verileri Kimlerle Paylaşabiliriz

Kişisel verileriniz, hizmetin sunulabilmesi için gerekli olduğu ölçüde aşağıdaki taraflarla paylaşılabilir:

• E-posta servis sağlayıcıları
• Exchange / Microsoft 365 / IMAP / SMTP altyapı sağlayıcıları
• Bulut barındırma ve sunucu hizmet sağlayıcıları
• Çökme analizi ve performans izleme servisleri
• Müşteri destek araçları
• Yapay zekâ hizmet sağlayıcısı
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları
• Mahkeme, savcılık veya hukuken yetkili idari makamlar

Veriler hiçbir şekilde bu Politikada belirtilen amaçlar dışında keyfi olarak satılmaz.

6. Yurt Dışına Veri Aktarımı

Uygulamanın teknik altyapısına bağlı olarak kişisel verileriniz, kullandığınız e-posta servis sağlayıcısı, bulut altyapısı, AI servis sağlayıcısı veya Microsoft 365 / Exchange altyapısı nedeniyle yurt dışındaki sunuculara aktarılabilir.

Bu tür aktarımlar yapılması halinde:

• yalnızca gerekli veriler aktarılır,
• uygun teknik ve idari güvenlik tedbirleri uygulanır,
• yürürlükteki mevzuata uygun aktarım mekanizmaları esas alınır.

Sunucu / hizmet bölgeleri: [Ülke/Bölge bilgileri buraya yazılmalı]

7. Nova AI Özelliğine İlişkin Özel Açıklama

Nova AI özelliği, e-posta yazımı ve yönetimini kolaylaştırmak amacıyla kullanıcıya içerik önerileri, düzenleme, özetleme veya yanıt taslağı oluşturma gibi işlevler sunabilir.

Nova AI kullanıldığında:

• kullanıcı tarafından seçilen metin veya e-posta içeriği işlenebilir,
• işlem sonucunda öneri metinleri oluşturulabilir,
• kalite, güvenlik ve hata takibi için işlem kayıtları tutulabilir.

Eğer Nova AI üçüncü taraf bir yapay zekâ sağlayıcısı üzerinden çalışıyorsa, ilgili içerikler yalnızca bu hizmetin çalışması için gerekli ölçüde aktarılmalıdır.

Bu bölümün, gerçek teknik entegrasyona göre mutlaka özelleştirilmesi gerekir.

8. Uygulama İzinleri

NovaMail AI, sunduğu özelliklere bağlı olarak cihaz üzerinde belirli izinlere ihtiyaç duyabilir. Örneğin:

• depolama veya dosya erişimi,
• bildirim izni,
• ağ erişimi,
• hesap veya kimlik doğrulama ile ilgili teknik izinler.

İzinler yalnızca ilgili özelliğin çalışması için gerekli olduğu ölçüde kullanılmalıdır. Kullanıcı, bazı izinleri cihaz ayarlarından yönetebilir; ancak bazı izinlerin kapatılması uygulamanın belirli işlevlerini etkileyebilir.

9. Veri Saklama Süresi

Kişisel verileriniz, işleme amacı için gerekli olan süre boyunca ve mevzuattan kaynaklanan saklama yükümlülükleri süresince saklanır.

Örnek olarak:

• hesap bilgileri: hesap aktif olduğu sürece,
• destek kayıtları: [X süre],
• hata ve performans kayıtları: [X süre],
• AI işlem kayıtları: [X süre],
• yasal zorunluluk kapsamındaki kayıtlar: ilgili mevzuat süresince.

Süre sonunda veriler silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

10. Hesap Silme ve Veri Silme Talepleri

Kullanıcı, uygulama içi veya destek kanalları üzerinden hesabının ve ilişkili verilerinin silinmesini talep edebilir.

Hesap silme talebi halinde:

• kimlik doğrulama yapılabilir,
• yasal zorunluluk gerektiren kayıtlar saklanabilir,
• teknik olarak üçüncü taraf e-posta servislerinde tutulan veriler için ilgili sağlayıcının süreçleri geçerli olabilir.

Hesap silme başvurusu: [URL veya e-posta adresi]

11. Veri Güvenliği

Kişisel verilerin güvenliğini sağlamak için makul teknik ve idari tedbirler uygulanır. Bunlar arasında örnek olarak:

• erişim kontrolü,
• şifreleme,
• güvenli veri iletimi,
• loglama,
• yetki sınırlandırma,
• güvenlik güncellemeleri,
• hata ve kötüye kullanım tespiti
  yer alabilir.

Ancak internet üzerinden yapılan hiçbir veri aktarım yöntemi veya elektronik saklama yöntemi yüzde yüz güvenli değildir. Bu nedenle mutlak güvenlik garanti edilemez.

12. Çocukların Gizliliği

Uygulama, çocuklara yönelik olarak tasarlanmamıştır. Yürürlükteki mevzuatın gerektirdiği yaşın altındaki kişiler tarafından ebeveyn veya yasal temsilci onayı olmaksızın kullanılmamalıdır.

Çocuğa ait verilerin uygun olmayan şekilde işlendiğinin fark edilmesi halinde, bizimle iletişime geçebilirsiniz.

13. Kullanıcının Hakları

Yürürlükteki hukuka bağlı olarak kullanıcılar aşağıdaki haklara sahip olabilir:

• kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• işlenen verilere ilişkin bilgi talep etme,
• işleme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• yurt içinde veya yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,
• eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme,
• verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• yapılan düzeltme veya silme işlemlerinin üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• otomatik sistemler ile analiz sonucu aleyhe bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• zarara uğranması halinde tazminat talep etme,
• uygulanabilir hallerde veri taşınabilirliği ve işleme kısıtlama haklarını kullanma.

Başvurularınızı aşağıdaki iletişim kanalı üzerinden iletebilirsiniz:

Başvuru e-postası: [E-posta Adresi]
Başvuru adresi: [Adres]
Destek sayfası: [URL]

14. Üçüncü Taraf Hizmetler ve Bağlantılar

Uygulama, üçüncü taraf e-posta servisleri, kimlik doğrulama altyapıları, dosya görüntüleme servisleri, Microsoft servisleri veya bağlantılar içerebilir. Bu üçüncü tarafların veri işleme faaliyetleri kendi gizlilik politikalarına tabidir.

Örnek:

• Microsoft 365 / Exchange
• IMAP / SMTP hizmetleri
• Bulut altyapısı sağlayıcıları
• Yapay zekâ servis sağlayıcıları
• Analitik / hata raporlama servisleri

15. Gizlilik Politikasındaki Değişiklikler

Bu Politika zaman zaman güncellenebilir. Önemli değişiklikler olması halinde uygulama içinden, web sitemiz üzerinden veya uygun diğer yöntemlerle kullanıcı bilgilendirilebilir.

Güncel sürüm her zaman burada yayımlanır. Politikanın üst kısmındaki “Son Güncelleme” tarihi en son değişikliği gösterir.

16. İletişim

Bu Politika ile ilgili sorularınız, talepleriniz veya başvurularınız için bizimle iletişime geçebilirsiniz:

[Şirket / Geliştirici Adı]
E-posta: nova@umitturanli.com.tr
Web: umitturanli.com.tr